« Avec e-carry on, notre cabinet a gagné en organisation et en sécurité psychologique »
S’inspirant de l’état d’esprit des startups et toujours à l’affût de nouveaux outils pour une meilleure efficacité, Franck Adebiaye et les collaborateurs de son cabinet Tabulation ont testé e-carry on. Cette solution permet d’articuler production comptable et gestion des échéances, notamment grâce à une vision en temps réel des points saillants des dossiers et de l’avancée par rapport aux délais légaux. À la clé : plus d’efficacité et moins de stress au quotidien.
La solution e-carry on a été testée pendant six mois sur les déclarations de TVA par Franck Adebiaye lui-même, expert-comptable associé, ainsi que par son chef de bureau. « Nous avons commencé par les dossiers les plus compliqués, afin de cerner rapidement les capacités et limites éventuelles de l’outil que nous avons finalement adopté et que je recommande vivement à tous mes confrères ».
Des avantages très concrets pour les experts-comptables
– Rapidité de la solution : Tabulation était déjà engagé dans une logique kanban (gestion visuelle de chaque étape des processus), mais avec une solution qui « plantait » au bout de quelques dossiers. « Dans e-carry on, nous avons chargé 80 dossiers en quelques minutes ».
– Compatibilité avec des outils historiques : « le fait que e-carry on se soit interfacé sans problème avec notre outil historique, que je juge par ailleurs assez lourd, est une prouesse en soi ! ». La solution e-carry on est « agnostique », c’est-à-dire conçue pour s’adapter à l’environnement existant des cabinets d’expertise comptable afin de ne pas perturber les habitudes.
– Filtrage des dossiers par échéance : la solution utilisée auparavant permettait de suivre les dossiers un à un, mais n’offrait pas de récapitulatif à l’échelle du cabinet. « Commencer par les TVA au 15, cela semble évident, mais quand on a plusieurs dizaines de dossiers et qu’on est dans le rush, on est bien contents de voir en un clin d’œil les dossiers concernés » estime Franck Adebiaye.
– Alerte de validation par l’administration fiscale : e-carry on est automatiquement interfacé avec jedéclare.com, mais « nous avons de nombreux petits dossiers que nous traitons en EFI plutôt qu’en EDI, et c’est un vrai soulagement que la solution e-carry on les prenne aussi en charge ».
Charge mentale allégée, montée en compétences et gain de temps pour tous
« En permettant de voir en temps réel l’avancement global et par dossier, e-carry on a clairement apporté de la sécurité psychologique au chef de bureau et à moi-même », confie Franck Adebiaye. Après avoir surtout travaillé sur la TVA, le cabinet a adopté e-carry on et va désormais utiliser le module bilans. « Comme il faudra gérer à la fois les TVA et les bilans, la fonctionnalité ‘’Documentation’’ va nous aider à organiser la montée en compétences de nos collaborateurs plus juniors ». En effet, il est possible dans l’outil e-carry on de créer des étapes, rédiger des instructions et des points d’attention sur chaque dossier (contacts clés, format attendu pour une pièce, retraitement manuel indispensable, etc.), afin qu’un autre collaborateur puisse travailler dessus de manière plus autonome.
« Enfin, cette solution fait gagner du temps, même à une petite structure comme la nôtre ». Franck Adebiaye estime ainsi avoir économisé trois jours-hommes en six mois pour les déclarations de TVA sur 80 dossiers, dont un tiers du fait de ne pas avoir à paramétrer l’outil, ce dernier étant nativement conçu pour l’activité d’expertise comptable.
