Assemblées générales hybrides : la nouvelle norme ?
Questionnement sociétal sur les transports, fermeture des frontières, optimisation des coûts : en entreprise, même les réunions statutaires telles que les assemblées générales des actionnaires mêlent de plus en plus présentiel et distanciel.
Comment accompagner vos clients dans cette transformation de leur gouvernance au travers d’outils numériques répondant tant aux défis techniques que logistique sans oublier les aspects juridiques et réglementaires que cela représente ?
Des enjeux légaux importants
« Une AG n’est pas une réunion comme une autre. Elle est le pilier de la démocratie actionnariale », rappelle Benjamin Souloumiac, cofondateur de l’entreprise Nüag qui promet de digitaliser la gouvernance de manière simple et sécurisée. Alors qu’en 2018, une panne chez un prestataire avait occasionné des erreurs de quorum pour un tiers des entreprises du SBF 120, la crise sanitaire a vu des assemblées générales se tenir à huis clos. Une situation pointée du doigt par l’AMF, qui souhaite généraliser les assemblées générales hybrides. Or, les entreprises sont aujourd’hui encore loin d’être équipées pour cela en France, « alors même que la technologie offre des solutions extrêmement puissantes ».
PME / ETI : comment organiser facilement des AG hybrides
Pour de très nombreuses entreprises, la question va se poser de manière grandissante, même pour des réunions légales souvent modestes mais qui ne souhaitent plus s’organiser de manière 100 % présentielle et avec un décompte manuel. « L’hybridité des modes de participation crée un vrai enjeu technologique et réglementaire pour envoyer les convocations, vérifier les pouvoirs, suivre la participation, établir la feuille de présence, comptabiliser le quorum et sécuriser les votes le jour J », relève Benjamin Souloumiac.
Il est aujourd’hui possible d’automatiser et de fiabiliser toutes les étapes de ce processus. En amont, une plateforme permet de récupérer les règles de majorité, préparer les convocations, les envoyer, valider les pouvoirs. Les mailings de relance permettent de voir en temps réel quels actionnaires ont reçu leur convocation, lesquels seront présents, lesquels souhaitent voter par correspondance. En aval, les informations sont compilées dans un éditeur qui facilite la rédaction du procès-verbal. On peut signer ce dernier électroniquement sur la plateforme et il peut être diffusé à l’ensemble des participants. « C’est une opportunité pour les experts-comptables de se positionner sur un accompagnement fluide autour d’une obligation légale forte ».
Nüag se positionne ainsi comme une plateforme garante du bon déroulé de l’ensemble du process juridique de la réunion statutaire. Chaque étape de la séance, une fois digitalisée, est un pas vers une gouvernance plus éclairée et une mise en œuvre simple, efficace et accessible. La réduction du temps passé à organiser les séances et des coûts associés grâce à un système sécurisé sera l’un des enjeux majeurs de la transformation digitale des professions réglementées.
Entreprises cotées : comment sécuriser des processus complexes
La technologie vole également au secours des réunions statutaires réunissant un très grand nombre de votants : grosses associations, fédérations, entreprises cotées. « Dans la plupart des solutions de visioconférence basique, on peut se déconnecter et se reconnecter à tout moment : il faut pourtant savoir qui était là à un instant T, et s’assurer que c’est la bonne personne », décrit Benjamin Souloumiac. C’est pourquoi les solutions de gouvernance digitalisée, loin de se cantonner à la visioconférence ou au décompte des votes, doivent intégrer des mécanismes d’identification sécurisée de calcul du quorum en temps réel, de signature électronique sécurisée, et ce en fournissant une traçabilité complète pour offrir ce que les actionnaires et citoyens appellent de leurs vœux : soit une véritable démocratie participative et actionnariale.
Pour en savoir plus sur la solution d’Assemblée générale en ligne Nüag : https://www.nuag.fr/
